Súlyos hiba, ami nagyon sokban fájhat!
12 éves oktatói, tanácsadói tapasztalattal a hátam mögött, mely időszak alatt több száz vállalkozás több ezer gépkocsivezetőjét, logisztikusát és munkaügyesét oktattam, nyugodtan kijelenthetem, hogy egy megfelelő munkaidő nyilvántartás elkészítése a fuvarozó vállalkozások gépkocsivezetői számára igen komoly kihívást, ha épp nem lehetetlen küldetést jelent a legtöbb fuvarozó cég munkaügyese számára.
A „klasszikus” hiba, amivel nagyon sokszor találkozok az, hogy a vállalkozás jelenléti ívet vezet. Miért probléma ez?
Mert nem a munkavállaló jelenlétét, hanem a munkaidejét kell nyilvántartanunk. Ezt fontos megérteni. Más szavakkal, ez azt jelenti, hogy ha a munkavállaló a beosztása szerint pl. nyolc órakor kezdi meg a munkáját, akkor ezt az adatot kell nyilvántartani, és nem azt, hogy mikor ért be a munkahelyére – pl. 7.49-kor.
A fuvarozó cégeknél ez fokozottan érvényes, mivel a munkaidő nyilvántartását elsődlegesen a tachográfok és egyéb adatok alapján kell elkészíteni! Tapasztalataim alapján erre NEM fordítanak kellő hangsúlyt az esetek többségében.
Helytelen értelmezés és használat
Ha az érkezés idejét tartanánk nyilván, és mást nem, akkor nagyon könnyen előállhat az a helyzet, hogy a hatóság ezt fogja a munkavégzés kezdetének tekinteni – és mivel beosztáson kívüli időről van szó, rendkívüli munkavégzésnek. (A gépkocsivezetők esetében azért ennél egy kicsit árnyaltabb a dolog, mivel ott nem lehet ennyire szétválasztani a két dolgot egymástól.) További probléma, hogy önmagában a jelenlét nyilvántartásából nem derül ki a munkavégzés jogcíme, vagyis az, hogy rendes vagy rendkívüli munkaidőben végzi-e a munkát a munkavállaló.
Egyöntetű bírói gyakorlat, hogy önmagában a munkahelyen tartózkodás nem minősül munkaidőnek, hiszen a munkavállaló a munkahelyen a munkavégzésen túl számos egyéb tevékenységet is végezhet, aminek nem sok köze van a munkavégzéshez – pl. szörfözik a neten, fészbukozik, vagy trécsel a kollégákkal.
A fuvarozó vállalkozások esetében pedig természetesen munkahelyen kívül is lehet munkát végezni – sőt, náluk leginkább ez történik, a tevékenységi körből fakadóan. Sokkal ritkább a telephelyen belül végzendő feladat, munkavégzés. Épp ezért került bele a jogszabályba a munkahely meghatározásaként maga a jármű is (lásd a jogszabályt).
Mindez különösen akkor jelent nagy problémát, ha a munkáltató külön munkaidő nyilvántartást nem vezet, hanem ezt a tachográf adataira alapozza – helyesen, mivel EZ képezi az elszámolás alapját. Ebben az esetben ugyanis elektronikus formában készítjük el a hónap elején az előző havi tachográf és egyéb adatokból (pl. tevékenységigazoló lapok) a munkaidő nyilvántartót, amit aztán elküldünk a bérszámfejtéshez.
A dolgot nehezíti, hogy korongos tachográfok esetén ezt nagyon nehéz kivitelezni, ezért itt élhetünk azzal a törvényi előírással, amit úgy hívnak utólagos kompenzáció. Erről részletesen az AETR könyvben olvashatsz.
Naprakész nyilvántartás vezetésének problémája
Ez egy nagyon érdekes helyzet, mivel általánosan felmerülő probléma a munkaidő nyilvántartás elkészítésében a naprakészség. A fuvarozó, szállító vállalkozások esetében a naprakészség gyakorlata nem igazán alkalmazható.
A naprakészség azt az elvet jelenti – nevéből adódóan nem nehéz kikövetkeztetni –, hogy a munkaidő nyilvántartásnak az adott napra vonatkozó adatokat tartalmaznia kell – tehát, elvileg nem jogszerű a munkaidő nyilvántartás hó végén történő kitöltése.
A problémát az jelenti, hogy a fuvarozó vállalkozások esetében csak a hónap végén (illetve hó elején az előző havit) tudjuk ezt megcsinálni, mivel:
- a munkaidő nyilvántartását legnagyobb részt a tachográfok adatai alapján kell elkészíteni;
- külföldi kiküldetések esetén lehetetlen számonkérni és értelmezni a naprakész „jelenléti ívet”;
- a digitális tachográfokat 28 naponta – de legkésőbb a hónap végén – kell letölteni, hogy elkészíthessük a havi munkaidő elszámolást, amit továbbítunk a bérszámfejtés felé;
- emiatt is lehetetlen a napi munkaidő nyilvántartás (erre a megoldás az elektronikus munkaidő nyilvántartás lesz, lásd lejjebb);
- ráadásul, korongos tachográfok esetén még így is nagy valószínűséggel szükség lesz az utólagos kompenzációra.
A munkaidő nyilvántartás NEM egyenlő a jelenléti ívvel! Fuvarozó vállalkozások esetében munkaidő nyilvántartást KELL készíteni!
Kinek és hogyan kell vezetnie a munkaidő nyilvántartást?
Ez a kötelezettség egyértelműen a munkáltatóra hárul.
Elvileg nincs olyan előírás, miszerint a munkavállalónak a munkaidő nyilvántartást alá kellene írnia. Gyakorlati tapasztalataim alapján, jogász szakértő kollégák teljes egyetértésében mégis inkább azt javaslom, hogy a munkavállaló minden esetben írja alá a nyilvántartást, azért, mert a munkaidő nyilvántartásnak hitelesnek is kell lennie. A hitelesség pedig a legegyszerűbben a munkavállaló aláírásával (igazolásával) biztosítható, bár hangsúlyozom, ha más módon is egyértelműen bizonyítható a hitelesség, akkor nem szükséges az aláírás. Egy esetleges munkaügyi per miatt viszont mindenképpen tanácsos aláíratni a munkavállalóval (lásd az „Egy 12 milliós munkaügyi bírság története” című írásunkat).
A munkaidő nyilvántartás elkészítése a havi bérkifizetés előtt történik, mely alapját képezi a kifizetéseknek. Ezen a valós, tachográfokból származó, és egyéb, szükségesen manuálisan felvitt adatok is szerepelnek egyben (pl. telephelyi munka, ami egy tevékenységigazoló lappal van igazolva). Továbbá, pontosan látszanak rajta a szabadságok, azok típusai (pl. Apa-szabadság) és a betegállományban töltött idők is. Ezen felül azt is fel kell tüntetni, hogy éjszakai pótlék vagy épp műszakpótlék jár-e a dolgozónak, és ha igen, pontosan mennyi, ez ugyanis NAGYON NEM mindegy!
Az általunk oktatott, és rendszerünkkel készített munkaügyi nyilvántartás mindenben megfelel a törvényi előírásoknak. Ez a MINIMUM, amit a fuvarozó cégeknek meg kell tudniuk valósítani.
Elektronikus munkaidő nyilvántartás
Jogszabály lehetőséget biztosít arra, hogy a munkaidő elektronikus módon legyen nyilvántartva. Ennek az elektronikus munkaidő nyilvántartásnak viszont meg kell felelnie a törvényi elvárásoknak, ideértve az ismertetett elvárásokat is.
- A fuvarozó, szállító, saját számlás vállalkozások esetében igazából nincs is más módja a munkaidő nyilvántartás elkészítésének – és még EKKOR is szükség lehet az utólagos kompenzációra.
- Az elektronikus munkaidő nyilvántartás ily módon a hónap elején, a bérszámfejtési időszakban készül, és alapját képezi a kifizetéseknek, pótlékoknak, túlóráknak, egyéb elszámolásoknak.
- Az elektronikus munkaidő nyilvántartásnak – de BÁRMILYEN egyéb módon készített nyilvántartásnak is – tartalmaznia kell (fel kell tüntetni) a külföldi kiküldetés költségét is, az adott ország(ok) minimálbérét, és összesítve az egyes országokra kiszámolt, pontos külföldi díjakat is (euróban kifejezve).
A gyakorlatban a TachografGuru programunkkal, 12 éves szakértelemmel a hátunk mögött, pontosan olyan munkaidő nyilvántartást tudunk készíteni a fuvarozó, szállító vállalkozások részére, amibe egyetlen munkaügyi hatóság sem tud belekötni – beleértve a külföldi hatóságokat is.
Kiküldetési napidíjak, rendelvények és külföldi minimálbérek nyilvántartása, elszámolása
Nagyon fontos dolog, hogy belföldi napidíjként, amennyiben a kiküldetés időtartama meghaladja a 6 órát, egy kiküldetési rendelvénnyel napi 3000 forintos napidíj számolható el adómentesen a gépkocsivezető részére. Az erre vonatkozó Kormányrendelet ide kattintva tölthető le.
Ami talán még ennél is fontosabb, nemzetközi fuvarozók számára, hogy a külföldi utak során – a legtöbb esetben – az adott ország minimálbérét kell megfizetni a gépkocsivezetők részére. Ez sok esetben KÖTELEZŐ. Ennek szerepelnie kell a munkaidő nyilvántartón (lásd az előző, „Elektronikus munkaidő nyilvántartás” című bekezdést).
A képen ennek a programunk általi gyakorlati megvalósítását látod.
A rendszerünket teljes egészében felkészítettük erre, így pontosan elszámolható és kimutatható ez is. A program automatikusan elszámolja euróban a fizetendő összeget, amit fel kell tüntetni a munkaügyi nyilvántartón.
Munkaügyi nyilvántartás – ahogy azt HELYESEN csinálni kell!
Az 1988-as évi I. Tv. értelmében speciális munkaidő nyilvántartás szükséges tehát a gépjárművezetők részére, aminek minimum az alábbi oszlopokat kell(ene) tartalmaznia.
A TachografGURU program nem csak 100%-ban megfelel ezeknek az előírásoknak – és más, szükséges munkaügyi szabályoknak is –, hanem számos egyéb kiegészítő funkciót is tartalmaz.
Többek között annak figyelését és nyilvántartását, hogy éjszakai időszakot vagy épp műszakpótlékot kell-e fizetni a dolgozó részére. Nem mindegy ugyanis, melyiket fizetjük és számoljuk el! Erről szól a fent bemutatott YouTube videó. VEDD KOMOLYAN!
Készítsd el HELYESEN a munkaügyi nyilvántartásodat! Hívj minket vagy írj nekünk! Ez a MINIMUM, amivel rendelkezned kell!
Megoldás fuvarozók munkaügyi elszámolási problémáira
A megoldás 3 dologból tevődik össze:
- a helyzet tejes megértése,
- a vállalkozás felkészítése az új rendszerre,
- fizikai megvalósítás (komplett munkaügyi megoldás).
Ezzel kapcsolatban a Megoldás fuvarozóknak részben olvashatsz többet, illetve, itt találod a komplett megvalósítást.
Nincs még meg az AETR könyved és a másik három szakmai könyved?
Szerezd meg őket, kihasználva az együttes vásárlással járó 30%-os könyvcsomag kedvezményt!
Szükséged lesz a munkaügyi elszámolásokhoz a 100%-os törvényi megfelelés végett a TachografGuru egyedi munkaügyi programra is. Kattints ide és nézd meg, hogyan segíthet ez neked!
Üdvözlettel:
Tisztelt Kuzma Ferenc Úr !
Én nyugdíjasként dolgozom egy cégnél, heti 20 órára vagyok bejelentve. A feladatok általában a hét első napjaiban vannak, hétfőtől-szerdáig. Az autó korongos. A kieső napokon hogy igazoljam hogy nem vezetek ?
Tevékenység igazoló lappal, vagy kézi korong kitöltéssel.Hogy kell munkaidő nyilvántartást vezetni a cégnek ?
Kérdéseimre köszönettel venném a válaszát.
Tisztelettel : Hajba Lajos